Tietosuojaseloste – Kiinteistöliiton jäsenrekisteri
Kiinteistöliitto Uusimaa on Suomen Kiinteistöliitto ry:n jäsenyhdistys. Jäsenrekisterimme ja tietosuojaselosteemme on yhteinen.
Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12, 13 ja 14 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Kiinteistöliiton ja sen jäsenyhdistysten jäsenille ja potentiaalisille jäsenille sekä näiden yhteystahoina toimiville henkilöille sekä Kiinteistöliitto-yhteisön sidosryhmiin kuuluville henkilöille.
1. Rekisterinpitäjä
Yhteystiedot
Suomen Kiinteistöliitto ry (0307769-5) jäsenyhdistyksineen
Annankatu 24, 3. krs
00100 Helsinki
Yhteyshenkilö
Timo Erikäinen
järjestelmäasiantuntija
(09) 16676211
timo.erikainen@kiinteistoliitto.fi
2. Rekisteröidyt
- jäsenet ja jäsenten yhteyshenkilöt
- potentiaaliset jäsenet ja niiden yhteyshenkilöt
- sidosryhmiin kuuluvat henkilöt
- verkkosivuston käyttäjät
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Jäsenet yhteyshenkilöineen
Käsittelyn tarkoitus
Jäsenyyssuhteen ylläpito ja sen edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen. Taloyhtiosivut.fi-palvelun ylläpito.
Käsittelyperuste
1) yhdistyslaki, 2) rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Potentiaaliset jäsenet yhteyshenkilöineen
Käsittelyn tarkoitus
Markkinointi ja viestintä
Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Sidosryhmiin kuuluvat henkilöt
Käsittelyn tarkoitus
Edunvalvonta ja viestintä
Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Verkkosivuston käyttäjät
Käsittelyn tarkoitus
Verkkosivuston kautta tulevat yhteydenottopyynnöt. Verkkosivuston rajoitettujen osien käyttö.
Käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
4. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja käyttötarkoituksineen:
Nimi
yksilöinti ja yhteydenpito
Postiosoite
yhteydenpito
Puhelinnumero
yhteydenpito
Sähköpostiosoite
yhteydenpito
Työnantaja tai yritys
jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen
Rooli tai titteli
jäsenyyssuhteen hoitaminen, markkinoinnin kohdentaminen
Kieli
jäsenyyssuhteen hoitaminen
Syntymäaika
yksilöinti (vain Suomen Vuokranantajat ry)
Erityisruokavalio
tapahtumien järjestäminen
5. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se jäsenyys, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa tai jäsenen yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään tai jäsenen muulta yhteyshenkilöltä. Tietoja päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle tai jäsenen muu yhteyshenkilö ilmoittaa rekisterinpitäjälle.
Potentiaalisten jäsenten yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan kunnes yhteyshenkilö vaihtuu toiseksi.
Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin henkilö toimii tehtävässä, jossa yhteydenpito häneen on tarpeellista.
Uutiskirjelistaltamme pääset poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjesähköpostissa olevan poistumislinkin kautta.
6. Oikeutesi
Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen tiedustelut@kiinteistoliitto.fi
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan ja täydentämään tiedot oikeiksi.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
Hankimme verkkomainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta evästeet.
Poisto-oikeus
Mikäli koet, että sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).
7. Säännönmukaiset tiedonlähteet
Suomen Kiinteistöliitto ry tarkistaa osoitetietojen ajantasaisuuden kaksi kertaa vuodessa Postin markkinointipalveluista.
8. Tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Suomen Kiinteistöliitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten ulkopuolelle.
Nimiä ja postiosoitteita luovutetaan Suomen Kiinteistöliiitto ry:n kokonaan omistaman tytäryrityksen Kiinteistöalan Kustannus Oy:n (0108801-6) asiakasrekisteriin. Suomen Kiinteistöliitto ry tilaa jäsenetuna yhtiön julkaiseman Suomen Kiinteistölehden yhdelle tai useammalle jäsenen yhteyshenkilölle.
Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksi antaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
- eMaileri (uutiskirjeet)
- Hepoteq (jäsenrekisteri ja verkkosivujen julkaisujärjestelmä)
- Lyyti (tapahtumahallinta)
- Microsoft (sähköposti)
- Questback (kyselyt)
- SendGrid (sähköposti)
- STT Info (tiedotejakelu)
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.
- Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
- Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
- Rekisteri sijaitsee virtuaalipalvelimella, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.
Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.
11. Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.
Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.
