Viestintä on taloyhtiön toiminnan hyvä perusta
Viestintä on taloyhtiön arjen tärkeä työkalu. Sillä saadaan yhdistettyä asukkaat, hallitus, isännöitsijä ja mahdolliset ulkopuoliset sidosryhmät. Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole suoraan säännöksiä taloyhtiön viestinnästä, lukuun ottamatta kokouskutsuja ja kokouksessa tehtyjä päätöksiä.
Toimiva viestintä ei ole vain tiedottamista – se luo yhteisöllisyyttä ja ennaltaehkäisee konflikteja. Haluan tässä blogissa kertoa, miksi viestinnän merkitystä ei tulisi aliarvioida ja miten sitä voidaan kehittää taloyhtiöissä.
Selkeä viestintä tuo läpinäkyvyyttä
Asukkailla on oikeus tietää, mitä heidän kotitalossaan tapahtuu. Viestinnän avulla taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä voivat varmistaa, että jokainen osakas ja asukas pysyy ajan tasalla esimerkiksi yhtiön taloudesta, korjaushankkeista ja yhteisistä pelisäännöistä.
Selkeästi viestityt asiat vähentävät epäselvyyksiä ja väärinymmärryksiä. Kun taloyhtiön päätökset ja niiden perustelut tuodaan avoimesti esiin, syntyy vähemmän kysymyksiä ja turhautumista. Läpinäkyvyys lisää luottamusta hallituksen ja asukkaiden välillä.
Viestintä ennaltaehkäisee konflikteja
Monet taloyhtiöiden ristiriidat johtuvat tiedon puutteesta. Esimerkiksi remonttihankkeet tai yhteisten tilojen käyttöön liittyvät säännöt voivat herättää kysymyksiä ja jopa vastarintaa, jos niitä ei kerrota selkeästi ja ajoissa.
Hyvä viestintä on avainasemassa konfliktien ennaltaehkäisyssä. Kun taloyhtiössä on sovitut viestintäkanavat ja toimintatavat, tieto tavoittaa asukkaat nopeasti ja tehokkaasti. Tämä luo mahdollisuuden kysyä ja antaa palautetta ajoissa, ennen kuin asiat kärjistyvät.
Yhteisöllisyys syntyy viestinnän avulla
Viestintä ei ole pelkästään ongelmien ratkomista. Se on myös positiivisten asioiden jakamista ja yhteishengen rakentamista. Taloyhtiössä viestintää voidaan käyttää esimerkiksi asukastapahtumien mainostamiseen, kiitosten esittämiseen tai vinkkien jakamiseen arkea helpottavista asioista.
Yhteisöllisyys lisää viihtyisyyttä ja luo turvallisuutta. Kun asukkaat tuntevat toisensa paremmin, he myös pitävät paremmin huolta yhteisistä tiloista ja toistensa hyvinvoinnista.
Viestintä on monikanavaista ja jatkuvaa
Nykyajan taloyhtiössä viestintä ei voi rajoittua pelkkiin ilmoitustauluihin. Monikanavainen viestintä on tehokasta ja huomioi eri asukkaiden tarpeet.
Taloyhtiön viestintä voi sisältää esimerkiksi:
- sähköpostit ja uutiskirjeet – nopeaa ja laajaa tiedottamista varten
- taloyhtiön omat verkkosivut – tiedon arkistoimiseen ja tallentamiseen
- some-kanavat tai WhatsApp-ryhmät – nopeat viestit ja arjen asiat
- fyysiset ilmoitustaulut: yksinkertainen tapa tavoittaa digittömät asukkaat.
Keskeistä on se, että kanavia käytetään johdonmukaisesti ja tiedetään, mitä asioita missäkin käsitellään. Teknologia on kehittyessään avannut myös taloyhtiöviestinnälle uusia mahdollisuuksia. Sähköiset äänestysjärjestelmät, älykkäät ilmoitustaulut ja chatbotit voivat helpottaa hallituksen ja isännöitsijän työtä.
Viestintäsuunnitelma tukee hallitusta ja isännöitsijää
Tehokkaan viestinnän takana on selkeä suunnitelma. Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän on hyvä määritellä, mitä, miten ja milloin asioista viestitään. Suunnitelma voi sisältää esimerkiksi vuosikellon, jossa on listattu tärkeimmät ajankohdat viestinnälle, kuten yhtiökokouskutsut, huoltotoimenpiteistä tiedottaminen ja muut taloyhtiön arkeen liittyvät asiat. Suunnitelman lisäksi on hyvä sopia kuka, tai ketkä vastaavat yhtiön viestinnästä. Nimetty henkilö hoitaa tehtävän yleensä vastuullisemmin.
Viestinnän merkityksen 3 keskeistä pointtia
- Läpinäkyvyys
Selkeä viestintä lisää asukkaiden ja hallituksen välistä luottamusta, kun talousasiat, korjaushankkeet ja tehdyt päätökset ovat kaikkien tiedossa. - Yhteisöllisyys
Hyvin hoidettu viestintä vahvistaa taloyhtiön yhteishenkeä ja auttaa asukkaita tuntemaan itsensä osaksi yhteisöä. - Ennaltaehkäisy
Avoin tiedonvälitys vähentää väärinkäsityksiä ja konflikteja esimerkiksi remontteihin tai yhteisten tilojen käyttöön liittyen.
Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovat jo vuosia sitten julkaisseet viestinnän helpottamiseksi 27 kohdan viestintäsuosituksen. Tämä suositus sisältää konkreettisia neuvoja jokaiselle taloyhtiölle käytettäväksi oman tarpeen mukaan. Löydät suosituksen rekisteröitymisen kautta jäsensivuilta kiinteistoliitto.fi/kirjautuminen/ kohdasta oppaat ja suositukset.
Marika Sipilä
palelujohtaja
Kiinteistöliitto Uusimaa
