Viestinnällistä uutta vuotta, myös taloyhtiöön
Olipa sitten kysymyksessä yksittäisen osakkaan suorittama huoneistoremontti, muutoksia jätteiden lajittelussa tai tuleva yhtiökokous, on viestinnän merkitys kaikissa näissä yhtä suuri. Jokainen asukas tarvitsee tietoa siitä, miten toimia kussakin tilanteessa ja miten joku yhtiössä tapahtuva asia vaikuttaa omaan elämiseen. Kysymyksiä on monia ja vain toimiva viestintä vähentää kyselyitä, erimielisyyksiä sekä helpottaa elämää.
Itse asunto-osakeyhtiölaissa ei ole erityisesti säännöksiä taloyhtiön viestinnästä, lukuun ottamatta kokouskutsut ja kokouksessa tehdyt päätökset. Mutta jatkuva viestintä helpottaa taloyhtiön osakkaiden päätöksentekoa, yhtiön johdon toimintaa sekä kaiken lisäksi parantaa asumisviihtyisyyttä. Avoimuus ja ennakoiva viestintä on omiaan lisäämään asukkaiden ja osakkaiden luottamusta ja kiinnostusta taloyhtiön asioihin. Lisääntyvän viestinnän ei tarvitse tarkoittaa isännöinnin tai hallituksen työmäärän kasvua eikä huomattavia lisäkustannuksia. Myös sähköiset viestintätavat ovat tuoneet viestintään paljon helpotusta.
Asukasviestinnän tavoitteena on antaa riittävästi oikeaa tietoa kaikille taloyhtiössä asuville sekä siinä osakkeita omistaville. Tietoa ei voi koskaan antaa liikaa – etenkin kun ihmisten kokemukset viestinnän riittävyydestä ovat niin erilaiset. Mutta viestinnän tulee olla riittävän avointa ja selkeää. Asioista tulee kertoa rehellisesti, ettei jouduta jälkikäteen selittelemään. Otetaan esimerkki. ”Remontista aiheutuu hieman meluhäiriöitä joissakin yhtiön huoneistoissa” kerrotaan selkeämmin ” valitettavasti remontti aiheuttaa kovaa meteliä jokaisessa asunnossa muutaman viikon ajan”. On mukavampi huomata jälkeenpäin, että ei se meteli nyt ollutkaan niin paha, eikä päin vastoin.
Tärkeät asiat pitää viestiä usein eri keinoin, pelkkä sähköinen tiedottaminen tai lappu ilmoitustaululle on harvoin riittävä. Asukkaiden käytössä on hyvin erilaisia viestintävälineitä ja kyky käyttää niitä vaihtelee. Koska liiasta viestinnästä ei ole kuulunut moitteita, anna mieluummin liikaa tietoa, kuin liian vähän.
Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovat jo vuonna 2015 julkaisseet viestinnän helpottamiseksi 27 kohdan viestintäsuosituksen. Näillä konkreettisilla neuvoilla voi suositusta käyttää jokainen taloyhtiö oman tarpeensa mukaan. Tärkeintä on, että viestintä suunnitellaan ja suunnitelma toteutetaan. Löydät suosituksen jäsensivuilta kohdasta oppaat ja suositukset (suositukset).
Avointa viestintävuotta 2021!
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan asiakkuuspäällikkö Marika Sipilä.
