Valelaskuja ja väärennettyjä kirjanpitoja – näin väärinkäytöksiä voi taloyhtiössä ehkäistä
Taloyhtiömaailmassa on tyypillistä, että yhdelle henkilölle kasautuu suuri määrä toisiinsa liittyviä tehtäviä. Malliesimerkkinä tästä ns. vaarallisesta työyhdistelmästä toimii isännöinti: saman isännöitsijän tehtäviin voi kuulua esimerkiksi laskun hyväksyminen, kirjaaminen sekä maksaminen. Julkisuudessakin esillä olleet kavallustapausotsikot osoittavat, että toisinaan tilaisuus voi tehdä varkaan. Vaikka isännöitsijän ja hallituksen välisen yhteistyön tulisi aina perustua luottamukseen, ei luottamus tarkoita laput silmillä kulkemista. Väärinkäytösriskiä voidaankin usein vähentää jo valvonnan pelisäännöistä sopimalla.
Hallituksen valvontavastuu
Lain mukaan hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Isännöitsijän huolehtiessa käytännön toimista, voi pahimmassa tapauksessa tämä valvontatehtävä unohtua lähes kokonaan. Hallituksen olisikin suositeltavaa jo järjestäytymiskokouksessaan sopia, kuinka yhtiön talousasioiden valvonta hallituksen toimesta suoritetaan ja mahdollinen hallituksen jäsenten välinen työnjako toteutetaan. Valvontatehtävien suorittaminen ei pääsääntöisesti edellytä erityistä talousosaamista tai asiantuntijuutta. Pitkälle pääsee jo sillä, että hallitus on aktiivinen ja uskaltaa tarvittaessa kyseenalaistaa – luotettava ja ammattitaitoinen isännöitsijä puolestaan antaa aina avoimesti selvityksen epäselvistä asioista.
Käytännössä taloustilanteen seuranta onnistuu usein helpoiten digitaalisten työvälineiden kautta. Yhä useamman isännöintitoimiston käyttämä sähköinen talousraportointipalvelu tai muu vastaava järjestelmä mahdollistaa seurannan reaaliaikaisesti. Hallituksen tulisi keskenään sopia, kuinka esimerkiksi yhtiön tilitapahtumia seurataan. Seuranta voi tapahtua resurssien ja halukkuuden mukaan esim. kuukausittain, pari kertaa vuodessa tai pistokoeluontoisesti. Myös yhtiön menotositteita tulisi käydä läpi sovitulla aikavälillä ja verrata tilitapahtumiin, jotta voidaan varmistua suoritusten oikea-aikaisuudesta ja -määräisyydestä. Vaihtoehtoisesti on mahdollista sopia, että esimerkiksi hallituksen puheenjohtajan tulee hyväksyä kaikki tietyn summan ylittävät maksut. Suuremmat budjettipoikkeamat tai likviditeettiongelmat tulisi puolestaan ottaa selvitettäväksi aina välittömästi. Yksi tärkeä osa valvontatehtävää on tunnistaa myös vaaranpaikat, jolloin väärinkäytösten riski on korostunut. Tällaisia tilanteita voivat olla mm. kiireelliset hätätyöt, kuten vesivahinkokorjaukset sekä rakennusurakat.
Väärinkäytösten tunnistamisessa ja ehkäisemisessä auttaa myös ammattitaitoinen kirjanpitäjä sekä tilintarkastaja. Pelkästään kirjanpitäjän ja tilintarkastajan varaan hallitus ei kuitenkaan voi turvautua. Kirjanpitäjä ja tilintarkastaja eivät luonnollisestikaan voi tietää kaikkien veloitusten todenmukaisuutta kuten sitä, onko isännöitsijä osallistunut kaikkiin erillisveloittamiinsa urakkakokouksiin tai onko jonkin tarvikelaskun mukainen hankinta tosiasiassa tehty.
Valvontaan panostaminen tai sen lisääminen mielletään helposti jonkinasteiseksi epäluottamuksen osoitukseksi. On kuitenkin muistutettava, että tästä ei ole kyse – läpinäkyvyys, avoimuus ja informaation reaaliaikaisuus hyödyttää niin hallitusta kuin isännöitsijääkin ja toimii perusedellytyksenä toimivalle ja pitkäaikaiselle yhteistyölle. Usein ei myöskään ole kyse väärinkäytöksestä vaan inhimillisestä virheestä, jolloin toimivalla useamman silmäparin yhteistyöllä asia saadaan nopeasti ja ilman enempiä vahinkoja korjattua.
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies Sanni Nuutinen.
