Tietosuojasta taloyhtiössä
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkoi 25.5.2018. Asetuksen tuomista velvoitteista on keskusteltu julkisuudessa, ja myös taloyhtiömaailmassa aihe on herättänyt kysymyksiä. Saako enää mitään tietoja talon osakkaista ja asukkaista kerätä ja mitä tietojen käsittelyssä on otettava huomioon? Entä mitä jos tietosuoja-asetusta ei noudata?
Tietosuoja-asetuksesta puhuttaessa on hyvä muistaa, että kyse ei ole täysin uudesta asiasta, vaan tietosuojasta löytyy säädöksiä jo nykyisestä lainsäädännöstä. Henkilötietojen käsittelyä sääntelee vielä tällä hetkellä henkilötietolaki. Henkilötietolaki on jo tähänkin asti velvoittanut rekisterinpitäjän, kuten taloyhtiön, huomioimaan henkilötietojen käsittelyssä yksityisyyden suojaa turvaavat oikeudet. Henkilötietolaki velvoittaa taloyhtiön esimerkiksi laatimaan ylläpitämistään henkilörekistereistä rekisteriselosteen. Tietosuoja-asetusta tulee täydentämään kansallinen tietosuojalaki, jolla on tarkoitus kumota nykyinen henkilötietolaki. Hallituksen esitys eduskunnalle EU:n yleistä tietosuoja-asetusta täydentäväksi lainsäädännöksi annettiin viime keväänä, mutta lakiehdotuksen käsittely on vielä kesken.
Taloyhtiöille, jotka ovat toiminnassaan huomioineet henkilötietolain vaatimukset, tietosuoja-asetus ei liene tuonut mukanaan kovin suuria lisävelvoitteita. Jos taloyhtiöissä ei tähän mennessä olla lainkaan kiinnitetty huomiota tietosuojaan, viimeistään nyt kannattaa. Tietosuoja-asetuksen tuomien velvoitteiden täyttämättä jättämisestä saattaa nimittäin seurata sanktio. Julkisuudessa on jo ehditty pelottelemaan suurilla seuraamusmaksuilla niitä, jotka eivät tietosuoja-asetusta noudata. Välittömästi lankeavaa seuraamusmaksua todennäköisempää kuitenkin lienee, että tietosuojavelvoitteita laiminlyövä taloyhtiö saisi asiasta ensin huomautuksen tai varoituksen, jolla yhtiön toimintaa pyrittäisiin ohjaamaan oikeaan suuntaan.
Tietosuoja-asetuksen tuomat velvoitteet on luonnollisesti otettava huomioon taloyhtiönkin toiminnassa, mutta tärkeää olisi muistaa myös maalaisjärki ja sen käyttö. Tietosuoja-asetus ja tuleva tietosuojalaki ovat yleisiä henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä eivätkä ne anna suoraa vastausta kaikkiin taloyhtiömaailmassa vastaan tuleviin henkilötietojen käsittelyä koskeviin erityiskysymyksiin. Tarkempaa ohjeistusta aiheesta saataneen, kun kansallinen tietosuojalaki astuu voimaan ja sitä mukaa kun tietosuojaa koskevat tulkinnat täsmentyvät.
Ja vastauksena kysymykseen saako taloyhtiössä kerätä tai käsitellä osakkaista ja asukkaista enää mitään tietoja – niin kyllä saa, kunhan tälle on peruste. Esimerkiksi osakeluettelo ja muutostyörekisteri ovat suoraan asunto-osakeyhtiölakiin perustuvia rekistereitä. Asunto-osakeyhtiölaki määrittää myös osakeluettelon ja remonttirekisterin tietojen säilytysajan. Lisäksi taloyhtiössä pidetään usein asukasluetteloa. Jos yhtiöön on hankittu tallentava kameravalvonta tai sähköinen lukitusjärjestelmä, myös näiden tallenteet muodostavat henkilörekisterin. Henkilötietojen käsittelystä taloyhtiössä yhtiön tulee informoida asukkaita ja osakkaita tietosuojaselosteella. Jos henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän eli taloyhtiön lukuun ulkopuoliset palveluntarjoajat, kuten isännöintiyritys tai huoltoyhtiö, tulee tietojen käsittelystä sopia kirjallisesti palveluntarjoajien kanssa. Lisätietoa tietosuoja-asetuksesta ja mallidokumentteja löytyy Kiinteistöliiton jäsensivuilta.
Kirjoittaja Heidi Vitikainen on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies. Palvelemme jäseniämme asumisen juridiikan kysymyksissä ma, ti, to klo 9 – 15 sekä ke ja pe klo 10 – 15 numerossa 09 1667 6333.
