Så här påverkar bostadsdatasystemet husbolagets vardag
Många är medvetna om den skyldighet att agera som bostadsdatasystemet är förknippat med – det vill säga husbolagen ska överföra sina aktieböcker till det elektroniska register som Lantmäteriverket förvaltar före utgången av detta år. Osäkerhet råder däremot om hur överföringen av aktieboken till registret rent praktiskt påverkar husbolagets verksamhet. Tre i topp av de konsekvenser som bolaget bör känna till är som jag ser det följande:
1. Ägarbytena utreds av Lantmäteriverket
Framöver orsakar ägarbyten inte bolagets ledning huvudbry eftersom bolagets skyldighet att föra aktiebok och utreda ägarbytessituationer upphör efter att aktieboken har överförts. Bolaget behöver inte heller längre övervaka att överlåtelseskatten har betalats. Innan aktieboken överförs har det varit så att en ny aktieägare som begär att bli införd i aktieboken ska lämna bolaget en tillförlitlig redogörelse över att hen har förvärvat äganderätten till aktierna. I synnerhet i mindre bolag utan professionell disponent har styrelsen kunnat råka ut för besvärliga situationer när det gällt att tolka korrektheten i oklara fång genom arv eller testamente.
Efter att aktieboken har överförts ansöker nya aktieägare om registrering av sitt ägande direkt hos Lantmäteriverket. Lantmäteriverket skickar bolaget uppgifter om ändringar i äganderättigheterna till adressen till det bolag som anges i handelsregistret. Det är viktigt att bolagets ledning ser till att bolagets kontaktuppgifter i handelsregistret ständigt är aktuella. Kontaktuppgiften kan i stället för en e-postadress vara en postadress, men brevpostgången är givetvis långsam. I handelsregistret är det bra att som e-postadress ange en sådan adress att man inte riskerar att bolaget inte får uppgifterna om disponenten till exempel är på semester.
2. Rösträtt enligt avstämningsdagen
Innan aktieboken överförs har en aktieägare som är införd i aktieboken som bolaget för rätt att delta i och rösträtt vid bolagsstämman eller den som i början av mötet lägger fram en tillförlitlig redogörelse över sitt fång. Aktieägaren har således kunnat komma till bolagsstämman med en bunt papper med sig med vilka hen påvisar att hen precis har köpt aktierna i fråga.
Framöver är detta inte möjligt. Efter att aktieboken har överförts har det entydigt angetts som kriterium för att delta i bolagsstämman att aktieägaren dagen innan bolagsstämman (den s.k. bolagsstämmans avstämningsdag) är införd i aktieboken eller bostadsdatasystemet. Det är alltså bra att bolaget till exempel på bolagstämmodagens morgon kontrollerar det aktuella läget över vilka aktieägare som har rösträtt på stämman.
Som ett detaljundantag kan dock nämnas att om äganderätten har överförts till aktieägaren innan förvaltningen av aktieboken överfördes, men aktieägaren inte har tillhandahållit bolaget handlingarna för att införas i aktieboken (dvs. i samband med överföringen anmäldes den tidigare ägaren till aktierna i bostadsdatasystemet) får aktieägaren fortfarande rösträtt genom att lägga fram en tillförlitlig redogörelse i början av stämman.
3. Lantmäteriverket administrerar aktieägarnas adressuppgifter
Dessutom blir det ändringar i var bolaget får aktieägarnas post- eller e-postadresser, bland annat för att skicka kallelsen till bolagsstämman. Tidigare har aktieägarna lämnat sina adressuppgifter till bolaget. I samband med att förvaltningen av aktieboken överförs meddelar bolaget de adresser till aktieägare som bolaget har till Lantmäteriverket. Efter överföringen meddelar aktieägaren inte längre sina kontaktuppgifter till bolaget utan direkt till Lantmäteriverket som registrerar uppgifterna i bostadsdatasystemet. Bolaget ska således framöver kontrollera adressuppgifterna till aktieägarna direkt i bostadsdatasystemet och kallelser kan inte skickas med användning av den adresslista som finns till exempel i bolagets arkiv.
Sanni Nuutinen
jurist
Kiinteistöliitto Uusimaa
