Nya etiska anvisningar om disponentskap
De reviderade etiska anvisningarna om disponentskap, Isännöinin eettiset ohjeet, träder i kraft 1.2.2023. Anvisningarna har setts över i samarbete mellan Disponentförbundet, Isännöinnin Auktorisointi ISA ry och husbolagens intressebevakare Fastighetsförbundet. Revideringen syftar till att förbättra kvaliteten i disponentskapet och öka förtroendet.
De etiska anvisningarna kompletterar lagstiftningen som branschinterna regler. Alla medlemmar i Disponentförbundet och alla ISA-auktoriserade aktörer i disponentbranschen har förbundit sig att iaktta branschens etiska anvisningar. Revideringen vill även förtydliga och precisera anvisningen för att det ska vara entydigare både att följa den och övervaka att den följs.
Nio exempel från de reviderade etiska anvisningarna
- Disponenttjänsten håller husbolagets viktiga avtal, som disponent-, försäkrings-, underhålls- och elavtal samt övriga avtal och de etiska anvisningarna om disponentskap ständigt tillgängliga för styrelsen och behandlar dem vid behov närmare med styrelsen och agerar aktivt och säkerställer att styrelsen känner till avtalen och de väsentliga villkoren i dem.
- Ändringar i disponentavtalet (inkl. prisjusteringar) ska godkännas skriftligt eller behandlas och protokollföras i husbolagets styrelse.
- Disponenttjänsten specificerar minst en gång om året klart och tydligt beloppen på de fasta och separatfakturerade disponentarvodena.
- Disponenttjänsten skapar på husbolagets begäran en rutin så att husbolaget enkelt ska kunna godkänna fakturorna för de arbeten som faktureras separat innan de betalas.
- Disponenttjänsten kan konkurrensutsätta olika anskaffningar för husbolagets del. Husbolaget har ofta ekonomisk nytta av detta. Disponenttjänsten ska emellertid se till att husbolaget alltid med en skälig uppsägningstid och på skäliga villkor kan frånsäga sig avtalet eller upphandlingen.
- Disponenttjänsten är oberoende av sådana externa ekonomiska arvoden eller annan påverkan som kan inverka skadligt på förmågan att till fullo tillvarata kundens intressen. Arvoden från upphandlingsnätverket till disponenttjänsten i samband med koncentrerad upphandling är förbjudna.
- Om disponenttjänsten eller styrelsen har bindningar eller jäv avseende olika företag, lägger disponenttjänsten öppet och på eget initiativ fram dem och jävar sig vid behov då ärendet behandlas.
- Disponenttjänsten svarar inom överenskommen och skälig till på kontakttagningar i disponentverksamheten om det inte är onödigt på grund av ett tidigare svar eller någon annan motsvarande orsak.
- Om husbolaget byter den som producerar disponenttjänsterna är disponenttjänsten skyldig att överlämna uppgifterna om husbolaget inom en månad från att avtalet gick ut i ett enkelt överförbart format, om man inte har avtalat om annat.
