Husbolagets styrelse ska inte behöva stå ut med oskäligt mycket arbete

Våren och försommaren är spännande årstider för husbolagen, då bolagsstämmosäsongen är som hetast. Flera husbolag får en ny styrelse och man får hoppas, att de flesta nya styrelseledamöterna tar emot sitt uppdrag med iver. Tyvärr har vi i samband med vår juridiska rådgivning ibland fått höra att det kan vara svårt att hitta frivilliga styrelseledamöter, och särskilt frivilliga styrelseordföranden verkar vara svåra att hitta. Det fins säkert flera orsaker till att det finns få frivilliga, men en av vanligaste orsakerna verkar vara arbetsmängden, som många anser vara allt för stor. Detta kan dock åtgärdas om man känner till vissa enkla metoder. I denna skrivelse ger jag några råd om hur styrelsearbetet kan skötas effektivare, så att styrelsens arbetsmängd inte blir oskäligt stor.
Styrelsen eller styrelseordföranden ska inte ha oskäligt mycket arbete. Styrelseordföranden har inte enligt bostadsaktiebolagslagen självständig bestämmanderätt i bolagets angelägenheter. Styrelseordföranden har inte enligt lagen annars heller betydligt mera skyldigheter än vanliga ledamöter. Ordförandens röst avgör vid lika röstetal när styrelsen fattar beslut, ordföranden är ansvarig för att styrelsen sammanträder vid behov och ordföranden ska underteckna styrelseprotokollet, men för övrigt har ordföranden oftast inte mer ansvar eller större skyldigheter än vanliga styrelseledamöter enligt lagen. Styrelsen är ett kollegialt organ vars beslut fattas tillsammans.
I vissa mindre husbolag som inte har en disponent, har styrelsens ordförande vissa ytterligare skyldigheter. Ordföranden ansvarar för disponentintyget, om bolaget inte har en disponent. Därtill ska bolagsstämmans protokoll hållas tillgängligt för aktieägarna hos bolagets disponent eller styrelsens ordförande, senast fyra veckor efter stämman. Aktionärens rätt att bekanta sig med protokollet kan dock lätt säkerställas utan att ordföranden behöver bjuda in aktionärerna hem till sig. En kopia av protokollet kan t.ex. skickas åt alla aktionärer när protokollet är färdigt.
Vid bolagstämman brukar styrelsens ordförande öppna stämman, men styrelsen kan vanligtvis utse någon helt annan person för uppdraget. Vid bolagsstämman kan aktionärerna välja i princip vem som helst av de närvarande till ordförande för stämman. I vissa fall kan det vara ändamålsenligt att anlita en utomstående sakkunnig till ordförande för stämman, speciellt om bolagsstämman ska behandla knepiga ärenden och vissa aktionärer i bolaget har som vana att ställa till med kalabalik och kritisera förfarandet samt funktionärerna vid stämman.
Husbolagets styrelse har över lag större möjlighet att själv bestämma sinsemellan om fördelningen av uppgifterna, som tillhör styrelsen, än vad många skulle kunna tro. Det är möjligt att utse olika ansvarsområden åt alla i styrelsen, t.ex. en ledamot ansvarar för kommunikationen gentemot de övriga aktionärerna, en annan kontrollerar kvitton och räkningarna, medan en tredje kan ta ansvar för att bereda redogörelsen om underhållsbehovet i bolaget, som ska läggas fram vid varje ordinarie bolagsstämma. Styrelsen bör dock komma ihåg att trots att man delat på arbetsuppgifterna och ansvarsområden sinsemellan, är det i princip inte möjligt att dela på det juridiska ansvaret, som styrelsen vanligtvis bär gemensamt.
I samband med vår juridiska rådgivning får vi ibland höra att styrelseordföranden har stora problem med aktionärer som oavbrutet kommer med diverse frågor, anklagelser och krav. Det behöver dock inte vara ordföranden som är kontaktperson gentemot aktionärerna. Styrelsen kan utse någon av ordinarie ledamöterna till kontaktperson och meddela åt aktionärerna, att all kontakt som är ägnad åt styrelsen ska framföras åt kontaktpersonen i fråga. Det bör även påpekas, att styrelsen inte är skyldig att svara på alla aktionärernas diverse frågor mellan himmel och jord. Aktionärerna informeras i första hand om boalgets angelägenheter på bolagstämman och vid eventuella informella infokvällar. Därutöver kan styrelsen informera samtliga aktionärer på samma gång om t.ex. kommande saneringsarbeten per post eller e-post, och kan även publicera informationen på bolagets hemsidor och anslagstavlor. Styrelsen behöver alltså inte i vanliga fall svara flera gånger på samma fråga skilt åt varje aktionär som frågar.
Vad som gäller styrelsens ansvar är det på sin plats att understryka att lagen inte kärver underverk eller exceptionella talanger eller kunskaper av styrelsen. Som styrelseledamot kommer man långt om man kommer ihåg att omsorgsfullt främja bolagets intressen och be om hjälp av sakkunniga, när egna kunskaperna inte längre räcker till. Om man som styrelseledamot vill komma ännu längre, så löner det sig att bekanta sig med Rekommendationen om god förvaltningssed i husbolag, som tyvärr för tillfället finns tillgänglig endast på finska.
Finlands Fastighetsförbund, disponentförbundet Isännöintiliitto och föreningen för styrelsemedlemmar inom fastighetsbranschen Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA har i samarbete utgett Rekommendation om god förvaltningssed i husbolag. Rekommendationen innehåller ytterligare goda råd om hur husbolaget kan förbättra sin förvaltning och göra den effetivare. Det har uppskattats att de husbolag som följer den goda förvaltningsseden har en smidigare och effektivare förvaltning, och får därmed kostnadsbesparingar i längden.

Niklas Lindberg
Jurist, vicehäradshövding
Finlands svenska fastighetsförening