Falska fakturor och bokföringsposter – så här kan oegentligheter och missbruk förebyggas i husbolag
I husbolagsvärlden är det typiskt att det hopar sig en mängd uppgifter som hör ihop med varandra hos en och samma person. Ett typexempel på en s.k. farlig arbetskombination är disponentskapet: i samma disponents uppgifter kan det ingå att godkänna, bokföra och betala en faktura. De förskingringsfall som varit aktuella även i offentligheten visar att ibland kan tillfället göra tjuven. Även om samarbetet mellan disponenten och styrelsen alltid bör basera sig på förtroende, innebär förtroende inte att gå med skygglappar för ögonen. Risken för oegentligheter kan reduceras redan genom att avtala om reglerna för tillsyn och kontroll.
Styrelsens tillsynsansvar
Enligt lagen svarar styrelsen för att tillsynen över bolagets bokföring och medelsförvaltning är ordnad på behörigt sätt. När de praktiska åtgärderna sköts av disponenten kan denna tillsynsuppgift i värsta fall glömmas bort helt. Det rekommenderas att styrelsen redan på sitt konstituerande möte avtalar om hur styrelsen sköter tillsynen och kontrollen av bolagets ekonomiärenden och om hur arbetsfördelningen eventuellt fördelas mellan medlemmarna. Tillsynen förutsätter i regel inget specialkunnande inom ekonomi eller ekonomisk expertis. Det räcker gott med att styrelsen är aktiv och vid behov vågar ifrågasätta – en pålitlig och professionell disponent lämnar å sin sida alltid öppet utredningar om oklara saker.
I praktiken är det enklast att följa ekonomiläget med hjälp av digitala verktyg. Allt oftare gör disponentbyråns digitala ekonomirapportering eller något annat motsvarande system det möjligt med uppföljning i realtid. Styrelsen bör inom sig avtala om hur man t.ex. kontrollerar bolagets kontotransaktioner. Det kan göras enligt resurser och önskemål, t.ex. månatligen, ett par gånger om året eller som stickprov. Också bolagets utgiftsverifikat behöver gås igenom enligt överenskomna intervaller och jämföras med kontotransaktionerna för att säkerställa att betalningarna har gjorts vid rätt tidpunkt och till rätt belopp. Alternativt kan man avtala om att t.ex. styrelseordföranden godkänner alla betalningar över ett visst belopp. Större avvikelser från budgeten eller likviditetsproblem bör utredas omedelbart. En viktig uppgift inom tillsynen är att identifiera situationer med förhöjd risken för oegentligheter och missbruk. Sådana är t.ex. brådskande utryckningar, som reparation av vattenskador, och byggentreprenader.
För att identifiera och förebygga missbruk och oegentligheter är också en professionell bokförare och revisor/verksamhetsgranskare till stor hjälp. Emellertid kan styrelsen inte luta sig enbart mot bokföraren och revisorn. De kan givetvis inte veta allting om debiteringarnas sanningsenlighet; har disponenten deltagit i alla separat debiterade entreprenadmöten eller har anskaffningen i en materialfaktura verkligen gjorts.
Satsningar på eller ökad tillsyn upplevs lätt som någon form av misstroende. Det är dock viktigt att komma ihåg att det inte handlar om det – transparens, öppenhet och information i realtid gagnar både styrelsen och disponenten och är en grundläggande förutsättning för ett välfungerande och långvarigt samarbete. Ofta handlar det inte heller om missbruk, utan endast om mänskliga fel, och då åtgärdar man saken snabbt utan desto större skador när flera ögonpar samarbetar.
Skribenten är jurist Sanni Nuutinen på Kiinteistöliitto Uusimaa
