Dags att överföra aktieböckerna till Lantmäteriverkets register
I och med revideringen av lagen om ett bostadsdatasystem ska alla husbolag överföra sina aktieböcker till ett elektroniskt register som Lantmäteriverket förvaltar. Detta ska göras före utgången av detta år. Nu är det således hög tid för husbolagen att förbereda sig för överföringen.
Aktieboken är en lista över bolagets aktier och deras ägare. När en aktie överförs till en ny ägare har det gällt att ge bolaget en tillförlitlig utredning över förvärvet. Bolaget har utifrån den antecknat den nya aktieägaren i den aktiebok det självt har förvaltat. I och med att förvaltningen av aktieboken överförs ska ändringar av ägare framöver meddelas till Lantmäteriverket och husbolagen behöver inte längre se till att förvärvsutredningarna granskas på behörigt sätt och uppgifterna om ägarna antecknas. Ändringen är önskvärd för husbolagens del, eftersom det inte har varit någon lätt uppgift att fastställa att förvärvsutredningarna är som de ska.
Överföringen av förvaltningen av aktieboken förutsätter att styrelsen fattar beslut om det. Beslutet ska protokollföras, liksom andra beslut som styrelsen fattar. Samtidigt ska man i bolaget försäkra sig om att uppgifterna om styrelsen och disponenten i handelsregistret är aktuella. När beslutet om överföringen har fattats kan överföringen göras av styrelseordföranden eller disponenten som finns antecknade i handelsregistret. Om man vill att överföringen ska göras av någon annan än disponenten eller ordföranden, till exempel disponentföretagets fastighetssekreterare, behövs fullmakt. Fullmakten kan ges av någon i husbolaget som har rätt att teckna firmanamnet.
Om bolaget har en disponentbyrå som använder sig av ett disponentsystem kan uppgifterna vanligtvis överföras direkt från disponentsystemet till Lantmäteriverkets tjänst. Om bolagets bolagsordning har registrerats i Patent- och registerstyrelsens nya strukturerade form, kan en överföringsfil från disponentsystemet inte användas. Då måste uppgifterna matas in manuellt. Det här är bra att hålla i minnet när ändringar i bolagsordningen nu görs.
Det väsentliga är att uppgifterna i aktieboken överförs enligt den gällande bolagsordningen. Om uppgifterna i aktieboken och bolagsordningen inte stämmer överens måste man utreda var felet finns. Om uppgifterna i bolagsordningen är felaktiga, ska bolagsordningen uppdateras innan förvaltningen av aktieboken överförs. I övrigt förutsätter överföringen av aktieboken inte ändringar i bolagsordningen.
Bolaget ska också kontrollera att ägaruppgifterna har antecknats i aktieboken på behörigt sätt. Som ägare anmäls till Lantmäteriverket den ägare som antecknats i bolagets aktiebok. Om bolaget inte vet vem den faktiska ägaren till en aktielägenhet är, överförs uppgiften om den sist antecknade ägaren i aktieboken till bostadsdatasystemet. Här bör det beaktas att husbolaget enligt överlåtelseskattelagen är skyldigt att utreda om överlåtelseskatten har betalats när en ny ägare ber om att bli antecknad i aktieboken. Om aktieboken har obestämda anteckningar om ägaren, men den egentliga anteckningen inte har gjorts i aktieboken, bör personen i fråga inte anmälas som ägare förrän utredningen om att överlåtelseskatten har betalats har visats upp. Annars riskerar husbolaget att bli ansvarig för aktieägarens överlåtelseskatteskuld.
Utöver att meddela uppgifterna om ägarna ska bolaget se till att också klausuler som begränsar omsättningen som bolaget följer meddelas i samband med att aktieboken överförs. Med klausuler som begränsar omsättningen avses till exempel inlösenklausuler. Dessutom kan bolagsordningen ha kvar samtyckes- och förköpsklausuler sedan den gamla lagens tid. De nämnda begränsningarna framgår av bolagsordningen. Trots det överförs uppgifterna inte automatiskt till aktieboken, utan bolaget ska se till att uppgifterna meddelas. Bolaget ska också kontrollera vilka lägenheter en eventuell inlösenklausul gäller. Det är nämligen möjligt att inlösenklausulen inte gäller överföringen av bolagets alla aktier, utan inlösenklausulen har kunnat begränsat till att gälla endast överföringen av bilplatsaktier.
Vid slutet av februari hade något över 16 procent av husbolagen på Åland överfört förvaltningen av aktieboken till Lantmäteriverket. Nu är det således hög tid att husbolagen aktiverar sig och överför förvaltningen av aktieboken till Lantmäteriverket!
Skribent är Maria Forsblom, jurist vid Kiinteistöliitto Uusimaa.
