Hallituksen ei tarvitse hukkua työmääräänsä
Kevään ja alkukesän aikana eletään useissa taloyhtiössä jännittäviä aikoja, kun varsinaisten yhtiökokousten sesonki käy kuumimmillaan. Monelle yhtiölle valitaan uusi hallitus, ja toivottavasti mahdollisimman moni hallituksen jäsenistä ottaa tehtävän innolla vastaan. Lakineuvonnassa sekä järjestämissämme tapahtumissa olemme valitettavasti saaneet toisinaan kuulla, että hallitukseen, ja erityisesti hallituksen puheenjohtajaksi, on hankala löytää vapaaehtoisia osakkaiden keskuudesta.
Syitä vapaaehtoisten vähäiseen määrään on varmasti monia, mutta yksi keskeinen syy tuntuu olevan, että hallituksen työmäärät ja vastuut koetaan liian suuriksi. Tämä vaikuttaa korostuvan erityisesti hallituksen puheenjohtajan tehtävän osalta. Näin ei kuitenkaan tarvitsisi olla. Haluan siksi tässä kirjoituksessa oikoa eräitä yleisiä väärinkäsityksiä, sekä jakaa muutamia käyttökelpoisia neuvoja, hallitustyöskentelyyn liittyen.
Hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan ei tarvitse hukkua työmääräänsä. Hallituksen puheenjohtajalla ei lain mukaan ole itsenäistä päätäntävaltaa yhtiön asioissa, eikä laissa ole osoitettu hallituksen puheenjohtajalle merkittävästi hallituksen rivijäseniä enemmän tehtäviä. Hallituksen puheenjohtajan ääni ratkaisee hallituksen kokouksessa äänten mennessä tasan, ja puheenjohtajan velvollisuutena on kutsua hallitus tarvittaessa koolle, sekä allekirjoittaa hallituksen kokouspöytäkirja, mutta muilta osin puheenjohtajalla ei yleensä ole juurikaan rivijäsenestä poikkeavia velvollisuuksia asunto-osakeyhtiölain mukaan. Hallitus on lain mukaan kollegiaalinen toimielin, joka ryhtyy toimenpiteisiin ja tekee päätökset yhdessä.
Sellaisissa, yleensä melko pienissä yhtiöissä, joissa ei ole isännöitsijää, on hallituksen puheenjohtajalla lain mukaan joitain velvollisuuksia, jotka muuten kuuluisivat isännöitsijälle. Puheenjohtajalla on nimittäin velvollisuus antaa isännöitsijäntodistus, jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää tai isännöitsijä on esteellinen antamaan todistuksen.
Yhtiökokouksessa hallituksen puheenjohtaja perinteisesti avaa yhtiökokouksen, ja usein hallituksen puheenjohtaja myös valitaan yhtiökokouksen puheenjohtajaksi. Yleensä ei kuitenkaan ole mitään estettä sille, että yhtiökokouksen koollekutsujana oleva hallitus nimeää jonkun muun henkilön avaamaan yhtiökokouksen, tai esittää yhtiökokoukselle jonkun muun henkilön valitsemista yhtiökokouksen puheenjohtajaksi.
Yhtiökokouksen pöytäkirja on viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta pidettävä yhtiön isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona osakkeenomistajien nähtävänä. Osakkeenomistajien oikeus saada tutustua pöytäkirjaan on kuitenkin helppo toteuttaa muulla tavoin, esim. lähettämällä jäljennös siitä sähköpostitse kaikille osakkaille. Hallituksen puheenjohtajan ei siis käytännössä ole pakko nähdä turhan suurta vaivaa yhtiökokouksen pöytäkirjaan liittyen.
Hallituksella on yleisestä käsitystä suurempi valta ja mahdollisuus itse päättää sisäisestä tehtävänjaostaan. Eri hallituksen jäsenille voidaan esim. antaa eri vastuualueita, kuten tiedottaminen, tositteiden tarkistus ja vaikkapa vuosittaisen kunnossapitotarveselvityksen laatiminen. On kuitenkin muistettava, että hallitus ei lähtökohtaisesti voi tehokkaasti jakaa juridista vastuutaan, eli yleensä vastuu on hallituksella yhteisesti.
Puhelinneuvonnassa saamme toisinaan kuulla, että hallituksen puheenjohtaja on pulassa, kun osakkeenomistajat pommittavat häntä erinäisillä yhteydenotoilla, kysymyksillä ja vaatimuksilla. Ei kuitenkaan ole mitään estettä sille, että hallitus päättää keskenään nimetä jonkun rivijäsenistä olemaan vastuussa osakkaiden yhteydenotoista. Osakkaille voidaan silloin viestiä, että kaikki hallitukselle tarkoitetut yhteydenotot tulee suunnata kyseiselle rivijäsenelle. On myös hyvä tiedostaa, että hallitus ei ole lain mukaan velvollinen vastailemaan osakkeiden kysymyksiin kaikesta maan ja taivaan välillä. Osakkaan ensisijaiset tiedonsaantikanavat ovat yhtiökokous, jossa osakkailla on laaja kyselyoikeus, sekä yhtiön infotilaisuudet tms. epäviralliset kokoontumiset. Näiden lisäksi hallitus voi päättää toteuttaa laajaakin läpinäkyvyyden periaatetta työskentelyssään, tiedottamalla osakkaita keskitetysti, esim. lähettämällä tiedotteita tai julkaisemalla tietoa yhtiön internetsivuilla ja ilmoitustauluilla. Mielekästä ei sen sijaan ole vastata eri osakkaille aina samoihin kysymyksiin esim. korjaushankkeisiin liittyen, eikä siihen liioin ole velvollisuuttakaan.
Hallituksen vastuun osalta on vielä syytä korostaa, että lainsäädäntö ei edellytä hallituksen jäseniltä ihmetekoja tai poikkeuksellista tietoa ja taitoa. Pitkälle pääsee, kunhan muistaa huolellisesti toimien edistää yhtiön etua ja, vaikka se joskus ikävää onkin, tunnustaa oma rajallisuutensa sekä kysyä apua asiantuntijalta silloin kun omat tiedot ja taidot eivät riitä.
Tässä kirjoituksessa ei valitettavasti ole mahdollista jatkaa tätä tarinaa enää pidemmälle, vaikka käyttökelpoisia vinkkejä ja neuvoja ei sinänsä voine koskaan jakaa liikaa. Onneksi runsaasti hyviä neuvoja on koottu Kiiteistöliiton sivulle, josta saa hyviä vinkkejä ja neuvoja hallitustyöskentelyyn ja sen suunnitteluun. Hallitus voi halutessaan ottaa kaiken hyödyn irti ja noudattaa hyvän hallintotavan hallitusta koskevia suosituksia sellaisenaan. On arvioitu, että hyvän hallintotavan noudattaminen tehostaa ja helpottaa taloyhtiön hallintoa, ja tuo siten myös kustannussäästöjä pitkässä juoksussa.
Kirjoittaja on Kiinteistöliitto Uusimaan lakimies Niklas Lindberg.
